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Orçamento de viagem corporativa: como não extrapolar

Orçamento de viagem corporativa: como fazer as contas baterem com o planejamento de sua empresa

Você já deve ter se perguntado sobre como manter o orçamento de viagem corporativa dentro do que sua empresa planejou, certo? 

Já sabemos que as viagens a trabalho não são mais um luxo ou uma opção às organizações. Mas sim um investimento importante para impulsionar negócios, seja na aquisição de novos clientes, relacionamentos com fornecedores ou treinamentos externos.

Para manter essas ações de maneira positiva e dentro do orçamento é preciso muito cuidado. Para se ter ideia, os gastos com viagens a negócios aumentou 35% de 2015 a 2016. É o que releva a pesquisa de Indicadores Econômicos das Viagens Corporativas (IEVC), realizada pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV).

Em tempos de crise, o objetivo das empresas é manter o orçamento de viagem corporativo dentro do esperado. Para fazer isso, siga as dicas!

Orçamento de viagem corporativa: dicas para não ultrapassar o estimado

orçamento de viagem

1) Criação de uma Política de Viagem

A primeira providência para ter controle do orçamento de viagem corporativa é a criação de uma Política de Viagem detalhada. A Política de Viagem é um documento que orienta gestores e viajantes sobre tudo o que permeia os deslocamentos, estabelecendo parâmetros sobre gastos com diversos itens.

A mesma pesquisa realizada pela ALAGEV constatou que a distribuição de gastos de viagens corporativas em 2017 está em:

  • 53% em passagens aéreas
  • 38% em hospedagem
  • 9% em alimentação no local de destino

Com a definição da Política de Viagem, todos esses itens podem ser controlados e gerenciados, conforme diretrizes estabelecidas, podendo até mesmo reduzir os custos.

Para entender melhor a importância de elaborar e implementar uma Política de Viagem, acesse este outro artigo em nosso blog.

2) Utilize seu poder de negociação

Com um orçamento estabelecido, use e abuse do seu poder de negociação com parceiros e fornecedores na busca por descontos, prazos de pagamento e muito mais.

Eles são fundamentais na hora de manter o orçamento de viagem corporativa, além de obter benefícios exclusivos que são essenciais para os custos dos deslocamentos.

3) Prevenir é melhor do que remediar

O famoso ditado sobre "prevenir ser melhor do que remediar" é ideal nessa situação de viagens a trabalho.

Priorize pela maior antecedência do planejamento e organização de sua viagem, com a compra de passagens aéreas, reservas de hotéis e outros itens. Assim, você consegue ter maior previsão de gastos e sobre o que ainda é possível gastar sem extrapolar o orçamento de viagem.

4) Faça um roteiro para sua viagem a trabalho

Uma dica importante é a elaboração de um roteiro ou até mesmo uma agenda completa.

Assim, o viajante mantém o foco sobre o objetivo do deslocamento e evita distrações que podem fazer com que ele gaste mais do que o esperado.

5) Relatórios são seus melhores amigos

Os relatórios para prestação de contas da viagem corporativa também são os melhores amigos para não extrapolar o orçamento de viagem a trabalho. Mesmo durante o deslocamento, o viajante pode registrar os gastos realizados em seus compromissos, como táxis, alimentação e muitos outros.

Desta forma, gestor e colaborador também conseguem ter visão sobre os custos e o orçamento completo, disponibilizado para a viagem.

Por fim, evite imprevistos e tenha um bom planejamento em mãos para manter o orçamento de viagem. Conte ainda com a tecnologia da Alatur JTB para isso. Fale conosco!

Tags: Viagens corporativas