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5 Dicas para garantir o transfer do aeroporto com segurança

Transfer do aeroporto para o seu destino é um passo importante da sua viagem. Você sabe o que considerar?

Transfer do aeroporto é uma necessidade para quem viaja a negócios e não quer ter transtornos. Ainda mais em uma cidade ou país desconhecido, certo?

Então está na hora de considerar este serviço como uma ponte segura entre o viajante e o seu destino.

Quando você solicita o serviço para você ou para um colaborador da empresa, espera, é claro, que o trajeto seja tranquilo, confortável, rápido e seguro.

Mas para obter esses requisitos, planejar é essencial! Portanto, o transfer do aeroporto deve ser considerado antes mesmo da viagem.

Confira essas dicas:

transfer do aeroporto

#1 Pesquisa e comparação de preços

Antes de solicitar o transfer do aeroporto ao seu destino, pesquise empresas confiáveis e compare preços de acordo com o que você precisa.

Tenha em mãos os dados da sua viagem, como horário previsto de chegada, número de pessoas e de malas.

Vale a pena considerar agências que não só programam sua viagem, mas também reservam hotel e possuam o serviço de transfer. Ao alinhar tudo em um único lugar, fica mais fácil de coordenar todos os passos, sem esquecer de nenhum detalhe.

#2 Alatur JTB 

Você pode ir além e contratar a Alatur JTB:

  • Reserve as passagens aéreas para o seu destino de negócios;
  • Escolha o hotel que melhor responde às suas expectativas;
  • Contrate o transfer do aeroporto e também alugue um carro, se desejar;
  • Das passagens aéreas ao transfer: compare preços e escolha os fornecedores com o melhor custo benefício;
  • Personalize a política de viagens da empresa,
  • Gerencie toda a viagem e receba relatórios otimizados.

A Alatur JTB oferece todas essas soluções e coloca você no total controle de seus gastos. Além de oferecersuporte, atendimento emergencial e gestão especializada.

#3 Solicitação de transfer do aeroporto com antecedência

  • Evite esperar em filas e atrasar seu compromisso;
  • Evite dúvidas entre tantas opções no aeroporto;
  • Dispense opções ruins e caras;
  • Não perca tempo procurando um transfer no aeroporto;
  • Prefira desembarcar com tranquilidade e já ter um carro à espera,
  • Aproveite a comodidade de solicitar o serviço no momento de programar a sua viagem e já faça um roteiro principal para o transfer ir do aeroporto aos destinos desejados.

#4 O número de pessoas importa

É essencial considerar o número de pessoas ao solicitar o transfer do aeroporto. Independente do trajeto ter várias paradas ou fazer um caminho direto para o hotel.

Pense em comodidade, conforto e segurança:

  • O transfer do aeroporto será realizado em um ônibus, van ou carro?
  • O porta-malas do veículo escolhido comporta a quantidade de malas?
  • Como é a condição de cobrança da prestadora do serviço escolhido?

Faça essas perguntas antes de contratar o transfer e proporcione uma viagem tranquila para o chefe, para a equipe ou para você.

#5 Transfer do aeroporto: com ou sem guia?

Você pode solicitar transfer do aeroporto com guia de viagens e vale a pena. Ainda mais ao considerar reuniões de negócios em outros países que precisam de um lugar adequado para acontecer.

Não fique em apuros em sua viagem internacional! Se você estiver acompanhandoum cliente para um jantar, o seu guia também poderá te ajudar a escolher um bom restaurante.

E aí, seu transfer terá ou não um guia?

Com todas essas dicas rápidas, o transfer do aeroporto para qualquer destino será seguro e completo. E se você programar com a Alatur JTB, terá todo o suporte garantido!

Aluguel de carro: como não errar durante uma viagem corporativa

Aluguel de carro é uma opção para quem viaja a negócios e precisa conciliar conforto e custo benefício

Irá viajar ou contratar o serviço de aluguel de carro para um membro da empresa? Certifique-se de analisar detalhes importantes nas três fases de locação: ao escolher o serviço, durante a viagem e na devolução do veículo.

Com tantas opções disponíveis no mercado, contratos com cláusulas variadas e necessidades corporativas diferentes, sua viagem pode ser tranquila ou ter problemas que o serviço contratado não cobre.

Para não cometer erros e evitar problemas com o aluguel de carro durante uma viagem, considere:

aluguel de carro

#1 Quais são as suas necessidades

É essencial listar quais são as suas necessidades ao solicitar o aluguel de carro.

Você tem em mãos seu plano de viagem, tempo que precisará do veículo, quantidade de pessoas?

Quanto mais informações você fornecer aos consultores, mais personalizado será o serviço contratado para a sua viagem corporativa:

  • Aluguel de carros de luxo é uma prioridade?
  • Quais serviços são essenciais para o tempo e distância da viagem?
  • É preciso ar-condicionado?
  • Qual o melhor carro para o tipo de percurso a ser feito?

Não deixe de listar tudo o que precisa!

#2 Atenção ao contrato de aluguel de carro

Nunca deixe de ler o que está no contrato antes de assinar.

Imprevistos acontecem e você pode arcar com altos custos se cometer esse erro. Esteja ciente das cobranças que serão realizadas e da cobertura do serviço:

  • Tipo de cobrança: por dias de locação ou por quilometragem;
  • Cláusulas de proteção: cobre furto, roubo, acidentes?
  • Procedimento em caso de acidentes: o que o serviço cobre e o que será considerado cobrança extra;
  • Diária: verifique o quanto equivale uma diária no serviço escolhido para não ter surpresas comcobranças extras;
  • Devolução em cidade diferente da locação: há essa possibilidade? Será cobrada uma taxa adicional?

Avaliar cada item do contrato do aluguel de carro é um passo importante para evitar apuros durante a viagem corporativa.

#3 Comprovante de reserva

Os serviços de aluguel de carro estão mais práticos hoje em dia! Você pode fazer a reserva online, inclusive. Mas não esqueça de imprimir o comprovante de reserva para retirar o veículo na locadora.

#4 Aluguel de carro sempre com vistoria

É esperado que o veículo seja devolvido no mesmo estado em que foi retirado da locadora. Portanto, acompanhar a vistoria é um passo importante no aluguel de carro. Nunca pule essa etapa e questione, caso não tenha.

No documento de vistoria consta toda a análise realizada na empresa de locação e você deve ter uma cópia, o que assegura:

  • Saber pelo que irá pagar a mais em caso de alguma alteração no veículo durante o uso;
  • Saber se deve retornar o veículo com o tanque cheio,
  • Saber que o veículo já possuía tal detalhe antes do aluguel e evitar pagamentos posteriores.

#5 O tanque está cheio para viajar?

Outro erro habitual é não encher o tanque e ser surpreendido no meio do caminho. Verifique se a quantidade de combustível do carro ao pegá-lo na locadora é suficiente ou se você terá que fazer ao menos uma parada para se precaver.

Não atrase seus compromissos por causa disso e certifique-se queo seu destino possui facilidade para abastecer sempre que precisar.

#6 Atenção ao tanque vazio na devolução do carro

Imagine não esperar receber cobrança por devolver o veículo com pouco combustível.

Essa informação constará no contrato e você deve prestar atenção à ela. Taxas podem ser adicionadas ao valor do contrato nesses casos.

#7 Cuidado com as multas!

Se você receber notificação da locadora, verifique se o carro realmente foi usado por você ou membro da empresa no dia e horário informados.

É o motorista quem responde às multas, independente do veículo ser alugado ou não.

Portanto:

  • Saiba o período em que usou o veículo alugado;
  • Número da placa identificado no contrato,
  • Pagar a multa ou informar que houve confusão.

A atenção a esses pontos ao solicitar um carro alugadogarantirá uma viagem tranquila e focada apenas nos negócios!

Boa viagem!

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Relatórios de viagens corporativas: como automatizar?

Automatização: praticidade e melhoria nos relatórios de viagens corporativas

Ao imaginar seus relatórios de viagens corporativas, você logo os associa a trabalho, tempo e desgaste?

Preciso dizer que criar relatórios não precisa ser assim. E a tecnologia pode ser sua melhor amiga.

Se você não entendeu nada, acompanhe comigo!

Por que automatizar meus relatórios de viagens corporativas?

relatórios de viagens corporativas

Quantas viagens a negócios seus colaboradores realizam? E, ao realizar o balanço geral de gastos, quanto tempo e produtividade você acaba perdendo?

Sabemos bem que esta tarefa não é nada fácil, ainda mais quando você precisa reunir documentos, comprovantes e recibos.

Afinal, seus relatórios de viagens corporativas precisam ser completos e assertivos para melhor análise do que pode ser ajustado.

A solução para seus relatórios?

Automatização com as ferramentas da Alatur JTB!

Com a Alatur JTB, você pode criar relatórios online para consolidar dados e gerenciar orçamentos em viagens a negócios.

Com isso, você obtém vantagens, como:

  • Produtividade: ao otimizar o tempo gasto com preenchimento manual de tabelas, você consegue inserir dados no sistema de maneira mais prática e obter total controle. Assim, pode realizar outras tarefas em menor tempo.
  • Segurança: automatização de relatórios também é sinônimo de segurança. Já que, ao preencher nossa ferramenta online, você diminui a chance de erros em suas análises.
  • Melhorias: nossos relatórios de viagens corporativas automatizados também oferecem análises para melhorias e ajustes em seu programa de viagens.
  • Praticidade: e claro, a praticidade de automatizar seus relatórios de viagens também é uma incrível vantagem!

 

Como ter um relatório de viagem eficiente

Criar um relatório de viagem é fundamental para o controle perfeito de seu programa de viagens

Basta falar sobre relatório de viagem que te dá certa tontura? Bem... Este é um item essencial para a administração de suas viagens corporativas enão precisa ser um bicho de sete cabeças.

É claro que a preocupação é fundamental. Mas ao aprender a ter relatórios eficientes, sua gestão só tem a ganhar com essa ação.

Antes de mais nada: qual a importância de um relatório de viagem?

Imagine que seus colaboradores realizam diversas viagens a negócios durante oano para participar de reuniões, treinamentos e até mesmo conhecer as novidades do mercado em que atuam.

Mas na hora de realizar o balanço geral das despesas e tentar reunir os custos das viagens... Você não consegue encontrar com detalhes os valores para apresentar à sua organização.

Por isso, a solução está na elaboração de um relatório de viagem corporativa. Esta ferramenta é fundamental para compilar os dados relacionados às despesas para total controle da empresa.

Vantagens em contar com um relatório de viagem corporativa

Relatório de Viagem

Além da organização dos custos, ter um relatório de viagem corporativa é essencial! Ele reúne vantagens como:

  1. Economia de tempo na busca por informações;
  2. Ganho de produtividade para as demais tarefas do dia a dia da gestão;
  3. Consolidação completa de dados, que possibilitam a redução dos custos de viagens;
  4. Análises aprofundadas das despesas;
  5. Decisões embasadas e assertivas;
  6. Verificação do seguimento de sua Política de Viagens Corporativas,
  7. E muito mais!

Como obter um relatório de viagem eficiente

Agora que você já entendeu a importância de contar com um relatório de viagens corporativas, você deve estar se perguntando: "Ok, mas como criar um relatório eficiente?".

Em 1º lugar, separe um tempinho para seguir estas dicas importantes e atente-se para o controle de sua gestão de viagens!

1. Conte com uma empresa especializada

Pode parecer clichê, mas ter uma empresa especializada em ferramentas para a gestão de viagens corporativas é fundamental.

A Alatur JTB oferece relatórios gerenciais com total controle do orçamento de seu programa de viagem. É possível criar relatórios e análises para identificar pontos de melhoria e oportunidades de economia em suas viagens a negócios.

2. Automatização é o segredo

Além disso, ter uma plataforma que funciona de maneira automatizada e totalmente online, gera maiores benefícios para você e sua empresa em toda a gestão de viagens.

Ou seja, ao registrar todas as despesas na ferramenta, ela fornece automaticamentedados completos para seus balanços gerais! Ela também aponta o que pode, ou não, ser otimizado.

Tudo isso sem a necessidade de cálculos manuais e outras ações que costumam tomar tempo e produtividade em suas atividades do dia a dia.

3. Tudo dentro da Política de Viagens Corporativas

Outro item importantíssimo para obter um relatório de viagem eficiente é unir a ferramenta automatizada à sua Política de Viagens Corporativas.

Desta forma, é possível saber se seus colaboradores estão respeitando a política. E, consequentemente, trazendo benefícios em relação aos negócios.

A gestão da Alatur JTB permite a criação da política e sua análise junto ao relatório de viagem. Ou seja, o controle de sua gestão estará completo de ponta a ponta!

Eficiência em um relatório de viagem agora é possível

Com todos estes pontos alinhados e definidos, basta segui-los para obter um relatório de viagem eficiente. Afinal, quanto maisdados e análises tiver de suas viagens, maiores as soluções para melhorar ainda mais seu programa.

E lembre-se: conte com a Alatur JTB sempre que pensar em "eficiência" na gestão de suas viagens corporativas!

Como preencher uma planilha de prestação de contas de viagem

Planilha de prestação de contas de viagem não precisa ser um grande desafio. Veja as melhores práticas e como criar!

Na hora de preencher uma planilha de prestação de contas de viagem, diversas dúvidas começam a surgir? 

Olha... Esta situação é bastante comum para gestores de viagens ou secretárias de empresas. Principalmente quando utilizam viagens corporativas para desenvolver e impulsionar melhor seus negócios.

Por isso, selecionamos dicas e boas práticas para sua organização!

Como fazer uma planilha de prestação de contas de viagem

planilha de prestação de contas de viagem

Antecipe seus custos

Uma das melhores maneiras de organização e controle de despesas é antecipar seus custos com viagens corporativas.

Primeiro, faça uma lista de itens essenciais em que é possível reservar com antecedência.

Registre os valores, como passagens aéreas, hospedagens e transfers.

Despesas extras

Preveja também as despesas extras que podem acontecer durante as viagens.

Registre esses dados em uma coluna separada das demais despesas.

Guarde os comprovantes

Todo e qualquer custo feito durante a viagem, que esteja relacionado com o objetivo no destino, deve ser aguardado. 

Por isso, sempre peça por recibos e comprovantes. E, depois, organize os papéis por datas.

Incentive boas práticas

Outras boas práticas devem ser inseridas entre seus colaboradores para controle na hora de prestar contas de viagens.

  • Estruture uma política de viagens: desta maneira ficará mais fácil obter organização e controle dos custos;
  • Organize fluxos de aprovação e organização: assim, é possível também ter maior controle do que foi permitido e realizar processos mais claros;
  • Liste itens básicos presentes de maneira comum em viagens corporativas;
  • Não deixe para prestar contas semanas ou meses depois da viagem: faça o controle o quanto antes para evitar problemas, como esquecimento ou perda de comprovantes.

Escolha uma forma de controle

Com todos os dados em mãos, chegou a hora de estruturar sua planilha de prestação de contas de viagem.

Se sua escolha é por fazer de forma manual, crie uma planilha com todos os itens, dias e custos. Se possível, permita inserir comentários para melhor organização.

O ideal é que, ao final de cada dia de viagem, seu colaborador preencha o que foi gasto durante todo o período. 

Se optar por planilhas compartilhadas, a empresa ainda poderá acompanhar em tempo real as despesas e estar de olho dos gastos com a viagem!

Dica extra: Conte com especialistas!

Se para você, este processo ainda demanda muito tempo e bastante colaboração de seu funcionário, contar com uma empresa especialista é a melhor opção.

Imagine poder automatizar esse controle, integrando sua política de viagens?

A Alatur JTB possui um serviço de gestão com atendimento dedicado e ferramentas de tecnologia inovadoras para atender a todas as exigências do mercado corporativo.

Inclusive em relatórios gerenciais para total controle de seu programa de viagem.

Ou seja, é ideal para alinhar praticidade, segurança e produtividade a sua empresa!

Conte conosco para saber mais!

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Como calcular o custo de viagem corporativa?

Saber calcular o custo de viagem corporativa permite reduzir despesas e aumentar o desenvolvimento da empresa

Calcular o custo de viagem corporativa tem sido um desafio para você? 

Se esta é uma tarefa complicada no dia a dia de sua empresa, é provável que seus colaboradores realizem uma grande quantidade de viagens corporativas.

E mesmo que esse tipo de viagem tenha o objetivo de obter benefícios financeiros aos negócios, com a falta de controle, acabam gerando mais custos.

Ou seja... A ação acaba não sendo tão positiva assim, certo?

Cenário das viagens corporativas

Ao constatar essa desvantagem em sua empresa, não se desespere!

Uma pesquisa da ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas) constatou números impressionantes.

Apenas em 2015, viagens como essas movimentaram o mercado, chegando a 38,73 bilhões de reais!

Por isso, o estudo também concluiu que esse tipo de despesa está entre os maiores gastos das empresas e o que mais sobrecarrega o caixa.

E claro, a dificuldade em controlar as despesas vira então prioridade quando o assunto é viagens corporativas.

Afinal, com o controle e a organização é possível, além de reduzir os custos, também melhorar o desenvolvimento e a competitividade da empresa no mercado em que atua.

Então, como calcular custo de viagem corporativa?

Calcular o custo de viagem

Diversas estratégias podem ser usadas para calcular custo de viagem corporativa. 

Entretanto, para te ajudar nessa tarefa disponibilizamos dicas que vão ajudar no controle dessas despesas. Confira os passos!

Passo 1: Liste os gastos básicos de viagens

  • Passagens aéreas;
  • Check-in e Check-out;
  • Transporte;
  • Alimentação;
  • Segurança,
  • Despesas extras.
Passagens aéreas

Problema: O relacionamento com fornecedores e prestadores de serviço podem influenciar nas empresas que desejam controlar e reduzir custos em viagens. 

Solução: Verifique como andam suas negociações. Então, estime valores das passagens aéreas para destinos de maior frequência entre seus colaboradores.

Check-in e Check-out

Problema: Check-in e check-out de voos e hospedagens podem não conciliar e acarretar em despesas maiores em suas viagens corporativas. Muitos hotéis cobram diárias ou taxas para hóspedes que não conseguem cumprir com os horários de entrada e saída estipulados nas reservas.

Solução: Considere verificar e registrar esse custo em seu controle!

Transporte

Problema: Seu colaborador precisa se locomover no destino, seja na ida até o hotel ou para reuniões e eventos.

Solução: Estime a média de despesas com carros alugados, táxis e outros meios de transporte no local.

Alimentação

Problema: As despesas com alimentação são indispensáveis na hora de calcular custo de viagens corporativas.

Solução: Apesar de variar muito conforme o destino escolhido, é possível obter estimativas e médias que ajudam a controlar os gastos diários. Faça uma média de frequência x custo e registre as despesas.

Segurança

Problema: Atente-se à segurança de seu colaborador. Este ponto também é essencial nos itens de uma viagem corporativa. Além de assegurar a qualidade da viagem, também evita incidentes e gastos maiores ao se deparar com imprevistos.

Solução: Verifique custos com seguro viagens e também registre em seu controle de despesas.

Despesas extras

Problema: Imprevistos podem acontecer e é preciso prever este cenário e a consequência deles diretamente no bolso! Um atraso ou até mesmo problemas com locomoção podem significar um aumento considerável das despesas. 

Solução: Calcule um valor adicional para evitar surpresas em seu orçamento!

Passo 2: Defina uma política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas norteia os gastos de colaboradores. Isso porque o documento é composto por diretrizes que estabelecem orçamentos para cada item. 

Deste modo ficará mais fácil controlar e calcular o custo de viagem corporativa, ok?

Passo 3: Crie seu controle com os dados obtidos

Com todos os dados e estimativas de despesas com itens básicos de viagens corporativas, organize-se com planilhas como relatórios para registrar os custos.

Assim, é possível verificar quais itens têm saído de sua política, em quais etapas seus gastos são maiores e o que precisa ser alinhado.

 

Com essas dicas, sua visualização de como calcular custo de viagem corporativa será mais ampla e, como consequência, você conseguirá ter total controle para redução de despesas em viagens!

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Como ter uma política de viagens corporativas automática

Política de viagens corporativas: automatizar traz vantagens em economia de tempo e dinheiro

Você faz e controla sua política de viagens corporativas? Então, nos responda: quanto tempo e dinheiro você está gastando?

Realizar a organização, cálculos de reembolso e projeções de despesas de maneira automática minimiza a ocorrência de erros. E até mesmo os elimina!

Isso mesmo! Além disso, como consequência da automatização, é possível ganhar tempo e economia. 

Importância em ter uma política de viagens corporativas automática

Com normas e padrões, uma política de viagens corporativas garante: a ordem, a saúde financeira de sua empresa. E ainda evita despesas desnecessárias.

Por isso, em um documento, são reunidos todos os critérios para procedimento para viagem a serviços.

Itens presentes na política de viagens corporativas:

  • Limites de gastos;
  • Fornecedores;
  • Processos de aprovação;
  • Regras de reembolsos,
  • Entre outras importantes questões para uma viagem a negócios de sucesso.

Quanto mais informações específicas este documento conter, maior é a segurança e qualidade das viagens.

política de viagens corporativas

Errar na política de viagens = Maiores custos e perdas

Fazer todo o controle manual pode ser um trabalho enorme com a possibilidade de falhas, que podem acarretar em grandes perdas aos negócios.

Por isso, a Alatur JTB disponibiliza uma ferramenta prática e eficaz. Em nosso sistema, você cria sua política e tem total controle para verificar se seus colaboradores seguem as diretrizes de viagens corporativas de sua empresa.

As vantagens em automatizar sua política de viagens corporativas com a Alatur JTB:

  • Otimização de tempo: De maneira prática, os dados são inseridos em nosso sistema para total controle. Assim, você ganha tempo para outras tarefas;
  • Segurança financeira: Nossa ferramenta garante o cumprimento da política e, como consequência, mantém os gastos controlados;
  • Decisões assertivas: Fica mais fácil tomar decisões rápidas e assertivas com o controle total de suas viagens corporativas;
  • Reembolso: Nosso sistema também realiza o reembolso automático e controle de bilhetes não utilizados,
  • Suporte gratuito: Viajantes e gestores que utilizam nossa ferramenta online possuem suporte total gratuito.

Como ter uma política de viagens corporativas automática

Para obter uma política de viagens corporativas automática, o primeiro passo é contar com uma agência especializada como a Alatur JTB.

Entre em contato e conte conosco!

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Política de viagens: entenda sua real importância

Uma política de viagens corporativas direciona melhor todos os aspectos para o desenvolvimento de seu negócio

Já parou para pensar que uma política de viagens pode ser uma ferramenta determinante para seus negócios?

Pare agora mesmo!

Se você nunca pensou nisso, pare tudo o que está fazendo e preste atenção. 

Tenho certeza de que, na sua empresa, as viagens têm um importante papel. Seja para estabelecer e manter relacionamentos estratégicos, parcerias comerciais; como para reuniões a negócios, treinamentos ou eventos.

Entretanto, como especialista no assunto, a Alatur JTB sabe bem que a má gestão de viagens corporativas pode prejudicar a saúde financeira de sua empresa.

Por isso, estabelecer um conjunto de regras e definições (a política de viagens) possui diversas vantagens, como a otimização de resultados, praticidade nos processos e diminuição de despesas.

Descubra conosco a real importância de uma política de viagens corporativas!

política de viagens

4 motivos reais para ter uma política de viagens

Suas viagens a negócios podem representar uma grande despesa sem uma política.

A política de viagens é a principal ferramenta para estabelecer diretrizes de deslocamentos de colaboradores em nome da organização. 

Nela é importante conter todos os processos para a viagem. Desde a definição de datas até a reunião de resultados no retorno. 

E, de maneira geral, precisa ser clara, detalhada e objetiva para não gerar nenhum tipo de problema ou desconforto entre seus colaboradores. 

E estes são os principais benefícios ao contar com esse documento tão impactante:

1. Redução de custos

Com uma política de viagens bem estruturada, as diretrizes estabelecidas vão dirigir ações que possibilitam a redução de custos e a tomada de decisões. 

Este documento estabelece gastos máximos, além de deveres e direitos de colaboradores e empresa. 

Ou seja, o objetivo da política de viagens é minimizar os custos, sem perder a qualidade dos deslocamentos a negócios.

Para isso, a Alatur JTB auxilia na criação dessa política, além do controle e adesão das diretrizes de viagem da empresa. 

2. Padronização de processos

Outra importância em obter uma política de viagens corporativas é a otimização de tempo. Este documento estabelece a padronização de procedimentos da viagem.

Nossa ferramenta online também controla e gerencia os processos que foram definidos, garantindo a eficiência em tempo em sua gestão.

3. Planejamento

O planejamento é o item chave que permite com que sua viagem corporativa seja um sucesso. Para isso, a política de viagem estimula e favorece essa organização.

Já que, em função da definição de processos, cria etapas de ações para um planejamento prévio e a diminuição de imprevistos

4. Alcance de objetivos

O segredo de uma política de viagens corporativas é que este documento garante viagens seguras, com qualidade, redução de custos, mas sem deixar de lado o objetivo nos negócios.

Por isso, essa ferramenta é o primeiro passo para o desenvolvimento de metas de sua empresa em viagens corporativas.

Ao garantir a qualidade do deslocamento, colaboramos com o fechamento de negociações, relacionamentos e qualquer outro objetivo estabelecido em sua empresa!

Sua política de viagens com a Alatur JTB

Além da facilidade de comprar online e contar com uma gestão completa, a Alatur JTB desenvolve e controla sua sua política de viagens corporativas.

Por meio de nosso serviço, você pode se certificar de que seus colaboradores seguem as diretrizes estabelecidas em sua empresa e garante melhores resultados em viagens.

Conte conosco e vá além em suas políticas de viagens!

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Política de reembolso de despesas com viagens: como implantar

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Estabelecer uma política de reembolso de despesas com viagens é fundamental para empresas e colaboradores

Você já pensou na sua política de reembolso de despesas com viagens? Bem, saiba que é o principal apoio para colaboradores que estão constantemente em outros destinos por suas empresas!

Atenção:

Com o frequente deslocamento para eventos, feiras, congressos, reuniões e até mesmo treinamentos, os colaboradores precisam ter todo o suporte necessário.

Essa assistência também é essencial justamente por que são eles quem representam sua empresa em diferentes locais, certo? Portanto, preste bem atenção em como implantar essa política por aí!

Política de reembolso de despesas com viagens

Antes de tudo: O que é uma política de reembolso de despesas com viagens?

Para entender melhor como aplicar essa política em sua empresa, compreender sua definição pode ajudar em como criar e implementar.

Então... Vamos lá?

Uma política de reembolso de despesas com viagens é apenas uma parte ou norma de uma Política de Viagens Corporativas.

Esta parte é um termo de responsabilidade em que a empresa é responsável por assumir os gastos de seus colaboradores durante viagens a negócios.

Ou seja, são estabelecidos quais tipos de despesas e valores que suprem as necessidades no destino e podem ser reembolsados pela organização.

Este tipo de documento também estabelece que gastos pessoais devem ficar de fora da responsabilidade da empresa, por exemplo.

Por isso, a política garante que colaborador e empresa sejam transparentes quanto às despesas e não prejudiquem um ao outro.

Como implantar?

Antes de mais nada, tenha em mente que a própria Receita Federal exige que, ao pedir reembolso, o viajante comprove suas despesas.

Para isso, é necessária a apresentação do bilhete de passagem, nota fiscal ou recibo do hotel. Todos os documentos devem constar o nome do viajante, o local e os valores pagos pelo colaborador.

Sabendo disso, siga alguns passos importantes para sua aplicação em sua empresa!

1. Estabeleça os adiantamentos de despesas

Junto de seus colaboradores, estabeleça os itens que devem ser pagos previamente pela empresa, como hospedagem, passagens aéreas e aluguel de veículos. 

2. Determine as despesas reembolsáveis

Na política de reembolso de despesas com viagens, coloque de maneira clara e objetiva quais gastos são considerados reembolsáveis, como:

  • Aluguel de carros;
  • Passagens aéreas;
  • Alimentação;
  • Telefonia móvel;
  • Lavanderia;
  • Vistos e demais documentos;
  • Internet,
  • Entre outros.

Neste caso, deixe estabelecido também em quais situações há o reembolso e suas exceções. 

Exemplo: será reembolsado valores até R$ 40 por refeição a gerentes e R$ 100 a diretores em viagens internacionais.

3. Determine as despesas não reembolsáveis

Gastos pessoais ou de uso pessoal que saem da política estabelecida não devem ser reembolsados.

Para determinar isso, verifique itens que não auxiliam o viajante com o objetivo da viagem. Entre alguns itens, podemos citar:

  • Gastos pessoais, como roupas e souvenirs;
  • Despesas com entretenimento no local;
  • Danos ou perdas de objetos;
  • Serviços de vallet;
  • Multas ou cancelamentos de itens já agendados,
  • Entre outros.

4. Estipule o procedimento

Para efetuar o reembolso, você precisa estipular os procedimentos. Como? Estabeleça um período para os pedidos de reembolso após a viagem.

Informe a necessidade de recibos e notas fiscais, além de formulários para organização e transparência de colaboradores e empresas.

5. Defina processos em que o reembolso é negado

Em caso de perda ou ausência de comprovantes, como notas fiscais e recibos, alguns itens devem ser pagos pelo colaborador.

Essas incompatibilidades devem estar estabelecidas também na política. Conte com uma pessoa responsável para isso, como um contador ou advogado. 

Controle total de suas despesas de viagens com a Alatur JTB

Além de todos esses passos, é preciso o controle total de sua Política de Viagens Corporativas, bem como certificar-se de que seus colaboradores seguem as diretrizes estabelecidas.

Para isso, contar com uma empresa especializada na Gestão de Viagens Corporativas é peça chave nos negócios. 

A Alatur JTB te dá suporte na criação e controle de sua política de viagens! Além de permitir agilidade em reservas e outros itens essenciais às viagens corporativas.

Assim, você cria relatórios e gerencia orçamentos para sua política de reembolso de despesas com viagens.

Conte conosco para reduzir custos e controlar seus negócios ultrapassando barreiras!

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5 Soluções Práticas para Reduzir Despesas Corporativas

A redução de despesas corporativas nem sempre é um mau sinal: veja como aumentar sua capacidade

Ao falarmos sobre redução de despesas corporativas logo nos vem à mente situações de crise e instabilidade. Mas nem sempre o cenário é exatamente esse!

Mais economia, mais benefícios

Diminuir despesas corporativas pode estar diretamente relacionado com outros objetivos:

  • Aumentar a capacidade de operação;
  • Melhorar a competitividade de seus negócios;
  • Ampliar a rentabilidade,
  • Entre outros.

Para isso, não é preciso tomar decisões radicais para que o capital de sua empresa continue a crescer.

Algumas atitudes práticas podem permitir o respiro das contas! E, assim, permitir que sua organização colha bons resultados.

Soluções para reduzir suas despesas corporativas

despesas corporativas

1. Analisar custos

Fazer cortes sem analisar os gastos desnecessários pode ser uma atitude perigosa para sua empresa. 

O ideal é fazer uma boa análise de recursos que são classificados como gastos e podem ser reduzidos ou até mesmo cortados. Corte tudo o que não contribui à produtividade ou ambiente empresarial.

Dica: use aplicativos ou outras ferramentas de controle financeiro que ajudam nessa análise e, consequentemente, na redução de gastos.

2. Automatizar processos

Investir em tecnologia pode ser uma ótima opção para as despesas corporativas. O uso de sistemas que automatizam processos possui diversas vantagens.

De maneira mais ágil e assertiva, esse tipo de sistema minimiza erros que podem acarretar em gastos, garantem melhores tomadas de decisão e reduzem tempo e dinheiro.

O ideal é que cada setor possa contar com sistemas de gestão específicos que auxiliem em seus processos. 

3. Política de Viagens Corporativas

Viagens corporativas tendem a ser grandes heróis ou vilões de seus negócios. Se bem estruturadas, são recursos que garantem relacionamentos e grandes oportunidades.

Por outro lado, podem ser um problema que gera altos custos. Por isso, realizar uma Política de Viagens Corporativas é a solução para reduzir despesas. 

O documento é o direcionamento de normas e práticas para as viagens de colaboradores. Estes parâmetros fazem com que imprevistos ou gastos excessivos sejam evitados.

4. Gestão profissional

Uma gestão profissional é sempre essencial para os negócios! É por meio desse gerenciamento que negociações, acordos e estratégias podem gerar vantagens aos clientes, colaboradores e a toda organização.

No caso de viagens corporativas, opte por escolher uma agência de viagens que faça toda sua gestão, assim você terá maior controle dos deslocamentos e custos relativos a isso.

5. Relatórios de Viagens Corporativas

Ter acesso a dados e informações é a principal base para uma tomada de decisão mais assertiva, principalmente quando o assunto é redução de despesas corporativas.

Desenvolver relatórios como os de viagens corporativas é ideal. Essas informações devem apontar como seu orçamento está sendo gasto e se a política de viagens está sendo cumprida.

Além disso, é possível identificar erros e apontar soluções financeiras que vão otimizar o processo de economia corporativa!


Analise bem suas estratégias e perspectivas para reduzir despesas corporativas - e não tomar decisões precipitadas. 

Somente com dados e informações específicas você encontrará soluções práticas que irão melhorar suas finanças corporativas!

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